Så får du teamet att fungera bättre

Både ledare och teammedlemmar måste anpassa sitt arbete efter de nya förutsättningar Corona inneburit. Ami Hemviken, prisbelönt talare och expert på ledarskapsfrågor, förklarar hur du kan hänga med i utvecklingen med effektiva digitala möten och trygga kollegor trots hemarbete.

Tillit är det centrala

Att arbeta på distans, eller hemifrån, är inget nytt fenomen. Med bättre och smidigare datorer och teknik har vi blivit mer flexibla. Men något krav på hemarbete har nog få haft och att vara chef på distans kan vara en knepig uppgift.

– Det viktigaste uppdraget som ledare är att skapa tillit i den grupp du leder. Gruppen behöver lära känna varandra som personer och inte bara funktioner. Du behöver skapa en grupp där man känner förtroende för varandra. När man känner tillit så blir man mer effektiv och kreativ, och då blir man lönsam för sin arbetsplats, säger Ami Hemviken.

Ett vanligt problem bland chefer nu är att det känns svårt att motivera och skapa trygghet i en osäker tid när ens anställda är utspridda och inte på en och samma arbetsplats.

– Informera så mycket som möjligt kring läget. Det som stör mest i din arbetsinsats är oron för hur det går för företaget, kommer jag ha kvar mitt jobb? Få dina medarbetare att förstå att du har koll på krisen, att du kommer informera om allt du vet men också om det du inte ännu vet. Se också till att inte detaljstyra dina anställda. Att inte ha kontroll kan vara stressande men motivation brukar höjas genom ansvar, så en bra hemläxa för chefer är att släppa detaljstyrningen. Du kan ändå inte göra det på distans så var istället tydlig med målsättningen. Förklara vart vi är på väg och vad vi ska göra för att komma dit, men inte hur det ska göras. Då skapar du en trygg och motiverad arbetsplats.

Det kanske inte känns helt självklart hur man skapar trygghet och tillit bland medarbetare på distans och i vissa situationer har du kanske inte ens fått träffa dina nya kollegor innan hemarbete blev det nya normala. Ami ger några konkreta tips.

– Nu saknas de informella arenorna där du som chef kan visa att du bryr dig, som snacket vid kaffeautomaterna. Du måste hitta andra sätt att visa att du bryr dig om dina medarbetare på riktigt. Till exempel är gemensamma fikastunder över video lite löjligt till en början men när man vänjer sig funkar det väldigt bra. Bäst funkar det att ringa upp folk på tu man hand, då slipper du att det blir så rörigt med den där millisekundens fördröjning när det är mycket folk i mötet, säger Ami.

Skapa individanpassade förutsättningar

För vissa är det en gåva att få jobba hemifrån och andra upplever det nästan ohållbart. Vi har olika förutsättningar och framför allt olika sociala behov. Ami benar upp några problem och lösningar.

– En del arbetsplatser hjälper sina anställda med att få skrivbord och stolar hemkörda, det är väldigt bra. Fråga dina anställda vad de behöver av dig. Vissa njuter av situationen, andra känner sig helt lost och behöver styrning och en riktning. Om man upplever total ensamhet så är det direkt farligt för hälsan och är tyvärr ofta skamfyllt att erkänna. Därför är det viktigt att ligga på och våga prata om det, fortsätt höra av dig till dina medarbetare och anställda, på ett naturligt och genuint sätt, tillägger Ami.

Glöm inte riskerna

De nya förutsättningarna för arbete, friheten i att jobba hemma och helt bestämma över sina arbetstider själv, ökar också risken för att bli överarbetad och gå in i väggen, trots att det till en början kan kännas mer bekvämt. Detta menar Ami Hemviken kan bli ett växande problem ju längre situationen kvarstår och därför något du måste skapa förhållningsregler kring.

– Sätt upp spelregler för vilka arbetstider som gäller. Allt jobb blir lätt privat och allt privat blir jobb när man är så tillgänglig hela tiden. Se till att det är tydligt när ni jobbar och när ni “gått hem” för dagen. Coacha också kollegor att inte lägga möten back to back. Det känns skönt och effektivt till en början men det är inte hållbart i längden. Nu ser folk chansen att vara så himla effektiva och det kommer bli väldigt jobbigt med tiden.

Om vi blickar framåt

Avslutningsvis, tror du att vi kommer gå tillbaka till kontoret som vanligt när restriktionerna släpper?

– Nej, inte “som vanligt”. Jag tror att de flesta kommer att ha insett att det är skönt att vara på en arbetsplats av sociala skäl och av flocktillhörighetsskäl men att vi samtidigt ser möjlighet att jobba mer hemifrån. Vi har lärt oss att många möten går precis lika bra att ta över video istället för att resa runt och ta möten på plats. Jag tror att om vi blandar det gamla med det nya så kommer vi få någonting mycket bättre nu, avslutar Ami.